Vaga para Assistente Administrativo/Recepcionista

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CONSELHO PROVINCIAL DE SOFALA

Vaga Para Assistente Administrativo/Recepcionista

O Conselho Provincial da Ordem dos Advogados de Moçambique em Sofala vem, por este meio, manifestar o seu interesse na contratação de um(a) Assistente Administrativo(a)/Recepcionista, para o seu quadro de pessoal.

I. Descrição das Principais Responsabilidades e Tarefas:
a) Realizar, receber e encaminhar chamadas telefónicas;
b) Operar o sistema de fax/telefone e manter o registo de chamadas;
c) Atendimento ao público, recepção de visitantes e devido encaminhamento;
d) Receber e encaminhar expediente externo, fazendo o devido registo em livro apropriado ou ferramenta electrónica;
e) Controlar toda a logística referente a viagens do elenco do Conselho;
f) Fazer a recepção de correspondência externa e encaminhar ao destinatário e preparar cópias para o arquivo interno;
g) Organizar e actualizar o sistema de arquivo;
h) Conceber e gerir as bases de dados dos prestadores de serviços e entidades que se relacionam com o Conselho;
i) Manter o quadro informativo com artigos de jornal e outras informações julgadas pertinentes;
j) Fazer a actualização periódica das listas de contactos institucionais e escritórios de advogados;
k) Organizar e manter registos de agenda, dispondo de horários de reuniões, uso de salas de reuniões e respectivo aviso aos participantes;
l) Organizar reuniões internas do Conselho, assegurar a sua prévia e antecipada divulgação, cumprindo rigorosamente os prazos pré-estabelecidos;
m) Zelar pelo uso e manutenção adequados do equipamento e mobiliário do Conselho;
n) Fazer o controlo interno de gastos e promoção da poupança e uso racional do material de expediente e equipamentos em geral (ex.: requisição de material, requisição de serviços de motorista e estafeta, reserva de hotel, etc.);
o) Realizar outras tarefas administrativas sempre que lhe seja solicitado;
p) Apoio logístico na realização de eventos, em geral.

II. Requisitos:
a) Possuir o nível médio de escolaridade (ter, de preferência, frequentado a escola e o instituto comercial);
b) Possuir o mínimo de 3 anos de experiência de trabalho em áreas similares (de preferência, num ambiente de ONGs – organizações não governamentais);
c) Possuir domínio (Uso avançado) em Informática no uso de Word e Excel;
d) Possuir experiência comprovada na gestão de arquivos, agendas e organização logística de reuniões e viagens corporativas;
e) Possuir um alto sentido de responsabilidade e de atenção ao detalhe;
f) Possuir uma forte capacidade de definir prioridades e cumprir prazos;
g) Ter disponibilidade para trabalhar fora das horas normais de expediente, quando necessário e ter disponibilidade para viajar;
h) Noções básicas de Inglês;
i) Possuir boas capacidades de interacção e de comunicação com diferentes pessoas e aos mais variados níveis;
j) Cumprir com os prazos e capacidade de executar várias actividades em simultâneo.

III. Documentação:
a) Carta de Apresentação;
b) Curriculum Vitae;
c) Cópia autenticada do certificado de habilitações;
d) Cópia de Bilhete de Identidade; e,
e) Duas cartas de referências.

IV. Forma e Prazo de Candidatura:
A documentação acima indicada deverá ser enviada para os e-mails presidente.cp.sofala@oam.org.mz e assistente.cp.sofala@oam.org.mz até ao próximo dia 26 de Fevereiro.

NOTA: Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados.

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